Pianificazione del riordino delle borse per laptop: quando e quante ordinarne?

È consigliabile effettuare un nuovo ordine di borse per laptop prima che le scorte si riducano visibilmente. Per le borse personalizzate importate, il momento giusto per effettuare un nuovo ordine dipende dalla velocità di vendita di ogni singolo articolo, dalla durata dell'intero processo di rifornimento, dalla quantità di scorte disponibili e in arrivo e dal livello di scorte di sicurezza necessario all'azienda.

Un punto di partenza pratico è:

Punto di riordino = Vendite medie giornaliere × Tempo di consegna per il rifornimento completo + Scorte di sicurezza

Questo ti indica quando è necessario effettuare un acquisto. Non ti dice automaticamente quanti sacchi ordinare.

La quantità finale per il riordino deve inoltre tenere conto della domanda prevista, dell'affidabilità delle scorte in entrata, delle quantità minime d'ordine dei fornitori e dei materiali, del budget, della capacità del magazzino, del ciclo di vita del prodotto e di eventuali modifiche pianificate al design o all'imballaggio.

Per molti ordini di borse per laptop personalizzate e non modificate, spedite via mare, è ragionevole pianificare con tre o quattro mesi di anticipo rispetto alla data prevista di esaurimento scorte. Gli ordini che prevedono materiali personalizzati, modifiche all'imballaggio, capacità produttiva durante i periodi di punta o logistica instabile potrebbero richiedere da quattro a sei mesi o più.

Si tratta di intervalli di pianificazione pratici, non di standard di settore fissi o di tempistiche di consegna garantite. Ogni ordine deve essere confermato in base alla disponibilità attuale dei materiali, alla capacità produttiva, alla quantità ordinata, ai requisiti di controllo qualità, al metodo di spedizione e alla destinazione.

Partite dalla situazione delle scorte, non dalle giacenze di magazzino.

Il numero di pezzi fisicamente presenti in un magazzino non riflette la situazione completa delle scorte.

Un calcolo più utile è:

Posizione delle scorte = Scorte disponibili + Scorte in entrata affidabili − Scorte allocate − Ordini inevasi

Supponiamo che un SKU di uno zaino per laptop abbia:

• 1,200 unità fisicamente disponibili a magazzino
• 300 unità già assegnate agli ordini confermati dei clienti
• 500 unità in produzione con un programma di consegne affidabile
• 100 unità in arretrato

La sua situazione di inventario è:

1,200 + 500 − 300 − 100 = 1,300 unità

Senza questo calcolo, il team acquisti potrebbe presumere di avere a disposizione 1,700 unità. In realtà, solo 1,300 unità sono disponibili per soddisfare la domanda futura.

Cosa si intende per inventario utilizzabile?

Le scorte disponibili utilizzabili normalmente escludono:

• Prodotti danneggiati o difettosi
• Merce sottoposta a quarantena di qualità
• Resi dei clienti non ispezionati
• Campioni e prodotti da esposizione
• Inventario riservato a contratti o promozioni
• Prodotti in attesa di rilavorazione
• Confezioni obsolete o configurazioni fuori produzione

Le scorte in entrata affidabili dovrebbero includere solo quantità con una probabilità realistica di arrivare nei tempi previsti. Un ordine di acquisto non confermato o un lotto di produzione che non ha superato il controllo qualità non devono essere trattati allo stesso modo delle merci approvate già in transito.

Il team dovrebbe inoltre evitare di conteggiare due volte la domanda dei clienti. Se gli ordini confermati sono già stati dedotti come allocazioni o ordini in sospeso, le stesse quantità non dovrebbero essere aggiunte nuovamente alle previsioni senza una valida ragione.

Calcola il tempo di consegna completo per il rifornimento

Uno degli errori più comuni nei riordini è quello di considerare i tempi di produzione in fabbrica come i tempi di consegna totali per il rifornimento.

Per le borse per laptop personalizzate importate, l'intero processo può includere:

1. Revisione delle vendite e delle scorte
2. Approvazione interna di quantità e budget
3. Conferma del prezzo e dell'ordine di acquisto
4. Accordo di deposito
5. Approvvigionamento di tessuti e componenti
6. Conferma di pre-produzione
7. Taglio, cucito, assemblaggio e confezionamento
8. Ispezione finale ed eventuali interventi correttivi.
9. Prenotazione per l'esportazione e trasporto all'origine
10. Trasporto aereo o marittimo
11. Importare lo sdoganamento
12. Consegna al magazzino di destinazione
13. Ricevimento in magazzino e inserimento nel sistema di inventario

Il periodo di consegna termina quando le borse vengono ricevute e sono disponibili per la vendita, non quando la fabbrica termina di imballarle.

Intervalli di pianificazione pratici per ordini ripetuti

In base alle fasi di produzione e spedizione comunemente coinvolte nei progetti di borse personalizzate, gli acquirenti possono utilizzare i seguenti intervalli per la pianificazione iniziale:

Le tempistiche effettive devono essere riconfermate per ogni ordine di acquisto. Un ordine ripetuto può evitare una parte del processo di sviluppo, ma può comunque subire ritardi a causa della disponibilità dei materiali, della capacità del fornitore, dei risultati dei controlli, delle festività o delle condizioni di trasporto.

Il tempo necessario per l'approvazione interna è ancora importante

La pianificazione dei tempi di consegna non dovrebbe iniziare solo quando il fornitore riceve l'ordine di acquisto.

Prima che ciò accada, un'azienda potrebbe aver bisogno di:

• Rivedi le previsioni di vendita
• Approva le quantità per SKU
• Confermare il budget di acquisto
• Negoziare prezzi aggiornati
• Emettere l'ordine di acquisto
• Organizzare il deposito
• Approvare le modifiche agli imballaggi o alle etichette

Se queste attività richiedono normalmente due settimane, tali due settimane vanno incluse nella pianificazione complessiva.

Questo è anche il motivo per cui la preparazione dovrebbe iniziare prima che le scorte raggiungano il punto di riordino formale. Preventivi dei fornitori, verifiche dei materiali, previsioni e approvazioni possono essere preparati in anticipo, mentre l'ordine di acquisto viene emesso al raggiungimento della condizione.

Tempi di consegna dei materiali e dei componenti

Un ordine ripetuto non significa che tutto il materiale sia ancora disponibile.

Il fornitore potrebbe dover reperire o riprodurre:

• Tessuto esterno tinto su misura
• Fodera coordinata
• Colori specifici delle cerniere
• Tirazip di marca
• Fibbie personalizzate o accessori in metallo
• Schiuma con densità specificata
• Cinghie in tinta
• Etichette stampate o etichette tessute
• Confezione commerciale
• Toppe con logo in gomma o distintivi in ​​metallo

Alcuni di questi articoli hanno un proprio quantitativo minimo d'ordine (MOQ) e un proprio programma di produzione. Se un componente originale è fuori produzione, l'acquirente potrebbe anche dover testare e approvare un componente sostitutivo.

Anche quando la linea di cucitura è disponibile, la mancanza di un solo colore di cerniera o di un componente di marca può impedire l'avvio della produzione nei tempi previsti.

Produzione, ispezione e lavori correttivi

I tempi di produzione variano in base al volume degli ordini, alla complessità della costruzione, alla disponibilità dei materiali, alla capacità produttiva dello stabilimento, alle festività e alla domanda stagionale.

Anche l'ispezione deve avere un suo spazio nella pianificazione. Se una spedizione richiede rilavorazioni, smistamento, sostituzione di componenti o riproduzione parziale, un piano senza un margine di tempo adeguato può trasformarsi rapidamente in un costoso problema di trasporto aereo.

Prima dell'inizio della produzione, gli acquirenti devono riconfermare i requisiti di controllo qualità applicabili agli ordini di borse per laptop in grandi quantità . L'aggiunta di nuovi standard solo quando la spedizione è quasi completa crea controversie e ritardi evitabili.

Un ordine ripetuto dovrebbe inoltre includere le azioni correttive apportate al lotto precedente. Se l'ultima produzione presentava cuciture irregolari, rinforzi insufficienti per le maniglie, difetti alle cerniere, etichette errate o scatole danneggiate, i requisiti aggiornati devono essere indicati nell'ordine di acquisto, nella scheda tecnica, nel campione approvato e nei criteri di ispezione.

Spedizioni internazionali, dogana e ricevimento merci in magazzino

Il completamento della produzione in fabbrica non significa che le borse siano pronte per la vendita.

La fase logistica può ancora includere la prenotazione dell'esportazione, il trasporto all'origine, la movimentazione portuale, il trasporto marittimo o aereo, il trasbordo, lo sdoganamento, il rilascio a destinazione, la consegna finale, l'ispezione del magazzino e l'inserimento nel sistema di inventario.

Gli importatori statunitensi possono consultare le linee guida ufficiali sull'importazione fornite dalla US Customs and Border Protection . L'Incoterm selezionato influisce anche sulla ripartizione dei costi di trasporto, documentazione, assicurazione, spese e rischio tra acquirente e venditore; la spiegazione degli Incoterms fornita dall'International Trade Administration offre una panoramica utile.

La stima dei tempi di transito da porto a porto fornita da uno spedizioniere non corrisponde alla tempistica completa dalla fabbrica alla disponibilità in magazzino. È necessario utilizzare le stime aggiornate dello spedizioniere unitamente allo storico delle spedizioni e dei ricevimenti della propria azienda.

Stabilire una scorta di sicurezza adeguata

Le scorte di sicurezza sono un inventario aggiuntivo detenuto per assorbire errori di previsione, domanda inattesa, ritardi nella produzione, problemi di ispezione o interruzioni logistiche. La definizione di scorte di sicurezza fornita dall'ASCM le descrive analogamente come una protezione contro l'incertezza della domanda e dell'offerta.

Non è detto che le diverse SKU di borse per laptop ricevano automaticamente la stessa quantità di scorte di sicurezza.

Un semplice metodo per calcolare i giorni di copertura

Le aziende con dati storici limitati possono iniziare con:

Scorte di sicurezza = Vendite medie giornaliere × Giorni di giacenza di sicurezza

Per un SKU con una vendita di 10 unità al giorno:

• 14 giorni di scorte di sicurezza = 140 unità
• 30 giorni di scorte di sicurezza = 300 unità
• 45 giorni di scorte di sicurezza = 450 unità

Questo metodo è facile da usare, ma si basa sull'esperienza. Non misura direttamente le variazioni della domanda o dei tempi di consegna.

Un metodo del massimo storico

Le aziende con dati di vendita e consegna ragionevolmente costanti possono utilizzare un metodo basato sul valore massimo storico come stima pratica:

Scorta di sicurezza = (Vendite massime giornaliere × Tempo massimo di consegna) − (Vendite medie giornaliere × Tempo medio di consegna)

Consideriamo un ipotetico SKU di zaino per laptop con:

• Numero massimo di unità vendute al giorno: 15
• Tempo massimo di consegna: 125 giorni
• Vendite medie giornaliere: 10 unità
• Tempi medi di consegna: 105 giorni

Il risultato è:

(15 × 125) − (10 × 105) = 825 unità

Questo metodo è semplice, ma può produrre un risultato prudente perché combina la domanda massima con il tempo di preavviso massimo anche quando questi eventi non si verificano contemporaneamente.

I programmi di gestione delle scorte di maggiori dimensioni potrebbero preferire un modello di livello di servizio basato sulla variabilità della domanda, sulla variabilità dei tempi di consegna e sull'errore di previsione. Il metodo appropriato dipende dalla qualità dei dati e dal costo relativo di una rottura di stock rispetto a un eccesso di scorte.

Un aumento delle scorte di sicurezza può essere giustificato quando:

• Le vendite fluttuano in modo significativo
• Si avvicina una promozione importante
• I tempi di consegna dei fornitori si sono rivelati inaffidabili.
• I materiali richiedono una produzione su misura
• La stagione delle vendite è breve e importante
• Un'esaurimento delle scorte colpirebbe i clienti chiave
• Non è disponibile alcun codice SKU sostitutivo simile
• I tempi di spedizione o sdoganamento sono incerti.

Il buffer può essere generalmente inferiore quando la domanda è stabile, l'offerta è affidabile, il rifornimento è più rapido o i clienti possono accettare un prodotto sostitutivo.

Colori, dimensioni e configurazioni devono essere valutati separatamente. Uno zaino per laptop nero che vende velocemente e uno di colore stagionale che vende poco non necessitano dello stesso margine di sicurezza.

Calcola il punto di riordino

Una volta noti la domanda media, il tempo di consegna completo e le scorte di sicurezza, calcolare:

Punto di riordino = Vendite medie giornaliere × Tempo di consegna per il rifornimento completo + Scorte di sicurezza

Supponiamo che un SKU abbia:

• Vendite medie giornaliere: 10 unità
• Tempo di consegna per il rifornimento completo: 109 giorni
• Scorte di sicurezza: 300 unità

Il punto di riordino è:

10 × 109 + 300 = 1,390 unità

Quando le scorte scendono a circa 1,390 unità, l'azienda dovrebbe emettere l'ordine di acquisto.

La pianificazione del punto di riordino generalmente combina la domanda prevista durante il tempo di consegna con le scorte di sicurezza e confronta tale fabbisogno con le scorte disponibili e pianificate. Questa relazione è riportata anche nella panoramica ufficiale di Oracle sulla pianificazione e il rifornimento delle scorte.

Il punto di riordino non è permanente. Ricalcolalo quando si verifica una delle seguenti condizioni:

• Domanda media
• Stagionalità
• Tempi di consegna del fornitore
• Disponibilità materiale
• Requisiti di ispezione
• Tempo di trasporto
• Politica sulle scorte di sicurezza
• Specifiche di prodotto
• Impegni di canale

Il punto di riordino e la quantità d'ordine sono diversi

Il punto di riordino indica al team acquisti quando intervenire . Non determina automaticamente la quantità da acquistare.

Per le aziende che rivedono le scorte o effettuano ordini a intervalli fissi, un utile calcolo delle scorte obiettivo è il seguente:

Inventario obiettivo = Domanda prevista durante il periodo di consegna e il periodo di revisione + Scorte di sicurezza

Quantità di riordino = Scorte obiettivo − Posizione di magazzino

Il periodo di revisione è il lasso di tempo che intercorre tra le verifiche di inventario o le opportunità di riordino. Se l'inventario viene monitorato in modo continuo e un ordine può essere emesso non appena viene raggiunto il punto di riordino, questo periodo può essere molto breve o addirittura superfluo.

Per esempio:

• Previsione della domanda per il prossimo periodo di rifornimento e revisione: 1,800 unità
• Scorta di sicurezza richiesta: 300 unità
• Disponibilità attuale: 500 unità

L'inventario target è:

1,800 + 300 = 2,100 unità

La quantità preliminare per il riordino è:

2,100 − 500 = 1,600 unità

Quel numero è un punto di partenza. Prima di confermarlo, confrontalo con:

• Quantità minima d'ordine (MOQ) per stile, colore e materiale
• Quantità di cartoni e multipli di produzione
• Sconti sui prezzi dei fornitori
• Budget disponibile per gli acquisti
• Capacità del magazzino
• Ciclo di vita del prodotto
• Modifiche pianificate al design o all'imballaggio
• Margine previsto
• rischio di inventario obsoleto

L'ordine finale potrebbe differire dalla formula. Ciò che conta è comprendere i costi e i rischi derivanti dalla modifica del numero, sia in aumento che in diminuzione.

Come il MOQ influisce sulla decisione

Il quantitativo minimo d'ordine (MOQ) di solito influisce sulla quantità che può essere prodotta in modo economicamente vantaggioso, piuttosto che sul momento in cui inizia la domanda di rifornimento.

Supponiamo che la domanda prevista sia:

• Nero: 900 unità
• Marina: 350 unità
• Grigio: 180 unità

Se il quantitativo minimo d'ordine (MOQ) è di 300 unità per colore o lotto di tessuto, produrre solo 180 borse grigie potrebbe non essere economicamente vantaggioso. L'acquirente potrebbe valutare le seguenti opzioni:

• Aumentare la quantità se la domanda futura lo consente
• Ridurre il numero di colori
• Condivisione di un unico materiale tra stili compatibili
• Negoziare consegne scaglionate
• Combinazione di ordini compatibili
• Sostituire o interrompere un colore lento
• Utilizzando materiali di magazzino approvati
• Accettare un supplemento per ordini di piccolo importo quando possibile.

Non acquistate scorte superflue solo per ottenere un prezzo unitario inferiore. Il risparmio apparente potrebbe essere annullato dai costi di magazzinaggio, dal capitale circolante immobilizzato, dagli sconti e dai prodotti o imballaggi obsoleti.

Per le borse per laptop personalizzate, il quantitativo minimo d'ordine (MOQ) del prodotto finito è solo una parte del calcolo. La tintura del tessuto, il colore delle cerniere, la minuteria con il marchio, le patch con il logo, la fodera, l'imbottitura e la confezione per la vendita al dettaglio possono avere ciascuno quantitativi minimi d'ordine separati.

Verificare i requisiti a livello di componente con un fornitore esperto di borse per laptop personalizzate prima che le scorte raggiungano il punto di riordino offre all'acquirente più tempo per consolidare i colori, prenotare i materiali o modificare le quantità senza ritardare la produzione.

Distinguere la domanda normale dai picchi di vendita temporanei.

Ripetere lo stesso quantitativo dell'ordine precedente senza comprenderne le ragioni dell'aumento delle vendite può generare un eccesso di scorte.

Le vendite storiche possono includere:

• Un ordine all'ingrosso una tantum
• Una breve promozione
• Un picco di lancio del prodotto
• Esposizione agli influencer
• Esaurimento temporaneo delle scorte da parte di un concorrente
• Forti sconti
• Un picco stagionale
• Richiesta di sostituzione causata da un altro SKU non disponibile

Questi eventi non dovrebbero diventare automaticamente il nuovo punto di riferimento della domanda.

Una previsione pratica delle SKU può combinare le vendite medie recenti, quelle dello stesso periodo dell'anno precedente, gli ordini all'ingrosso confermati, le promozioni pianificate, la stagionalità, la fase del ciclo di vita, i resi, le cancellazioni e l'espansione o la contrazione del canale di distribuzione.

Utilizzate una previsione a rotazione anziché un unico calcolo annuale. Gli SKU principali possono essere rivisti mensilmente, con controlli più frequenti prima delle promozioni o dei periodi di punta.

Prepararsi prima che venga raggiunto il grilletto

Il punto di riordino rappresenta la soglia di inventario necessaria per emettere formalmente un ordine, in base alle ipotesi attuali. La preparazione dovrebbe iniziare prima.

Un flusso di lavoro pratico è il seguente:

• Al di sopra del punto di riordino: Aggiorna le previsioni, verifica le scorte, chiedi al fornitore i tempi di consegna attuali e controlla la disponibilità dei materiali.
• Al punto di riordino: Completa l'approvazione finale e rilascia l'ordine di acquisto.
• Al di sotto del punto di riordino: Ricalcolare la data prevista di esaurimento delle scorte e valutare le opzioni di recupero.

Utilizzando l'esempio precedente:

• Disponibilità attuale: 1,700 unità
• Punto di riordino: 1,390 unità
• Differenza: 310 unità
• Vendite medie giornaliere: 10 unità

La data di riordino di questo articolo è prevista tra circa 31 giorni.

Questo è il momento giusto per preparare le previsioni, confermare la disponibilità dei materiali, aggiornare i prezzi e avviare le approvazioni interne, in modo che l'ordine possa essere emesso quando le scorte raggiungeranno circa 1,390 unità.

Aspettare che rimangano solo 500 unità sarebbe troppo tardi. Con una produzione di 10 unità al giorno, le scorte coprono 50 giorni, mentre il rifornimento richiede 109 giorni. Senza un flusso costante di merci in entrata, il prodotto potrebbe non essere disponibile per circa 59 giorni.

Cosa fare quando l'esaurimento delle scorte è imminente

Qualora la copertura di magazzino residua sia inferiore al tempo di rifornimento confermato, calcolare la carenza prevista prima di selezionare una risposta di emergenza.

Tra le possibili opzioni figurano:

• Trasporto aereo di quantità limitata
• Dare priorità agli SKU più richiesti
• Produzione o spedizione in lotti
• Ribilanciare le scorte tra magazzini o canali
• Riduzione temporanea delle promozioni
• Offriamo colori o modelli alternativi
• Utilizzando materiali di magazzino precedentemente approvati
• Dare priorità ai clienti con contratto o ad alto margine
• Negoziare consegne parziali con il fornitore

Ogni opzione ha un costo. Confronta la perdita di margine di contribuzione prevista a causa di un'esaurimento delle scorte con le spese aggiuntive di trasporto, produzione, materiali e movimentazione.

Evitate di promettere ai clienti una data di riassortimento basandovi solo sulla data di completamento della produzione in fabbrica. Bisogna considerare anche il trasporto internazionale, lo sdoganamento, la ricezione in magazzino e possibili interruzioni. Una finestra di disponibilità realistica è più affidabile rispetto a una data eccessivamente ottimistica che viene continuamente modificata.

Lista di controllo per il riordino della borsa per laptop

Prima di emettere un ordine ripetuto, confermare che:

• La domanda è stata esaminata per SKU
• Gli ordini una tantum e le promozioni sono separati dalle vendite di base.
• Le scorte utilizzabili sono state verificate
• Sono state detratte le assegnazioni e gli ordini arretrati.
• Sono state incluse solo le quantità in entrata affidabili.
• La domanda dei clienti non è stata conteggiata due volte
• Il tempo di consegna completo per il rifornimento è attualmente
• È stato incluso il tempo di approvazione interna
• È stata verificata la disponibilità dei materiali e dei componenti.
• La capacità attuale del fornitore è stata confermata
• Le scorte di sicurezza riflettono la domanda effettiva e il rischio di approvvigionamento
• Il punto di riordino e la quantità di riordino sono stati calcolati separatamente.
• Sono stati verificati i quantitativi minimi d'ordine (MOQ) per stile, colore, materiale e componente.
• Le azioni correttive derivanti dall'ordine precedente sono documentate.
• Le modifiche al prodotto, all'imballaggio e all'etichetta sono approvate
• Sono inclusi i tempi di ispezione e di eventuali interventi correttivi.
• Sono inclusi trasporto merci, sdoganamento e ricevimento in magazzino.
• La data prevista di disponibilità alla vendita è realistica
• È stata programmata la data della prossima revisione dell'inventario.

Consiglio finale

Evitare l'esaurimento delle scorte di borse per laptop non significa dover accumulare un inventario il più grande possibile. È necessario avviare il processo di riordino con sufficiente anticipo, in modo che le scorte esistenti coprano l'intero ciclo di fornitura, mantenendo al contempo un margine di sicurezza che rifletta la domanda effettiva e il rischio di consegna.

Una decisione affidabile in materia di riordino tiene conto della domanda per SKU, della disponibilità a magazzino, dei tempi di consegna complessivi, delle scorte di sicurezza, del quantitativo minimo d'ordine (MOQ), della capacità del fornitore e dei tempi di trasporto realistici. Poiché le condizioni di vendita e di approvvigionamento sono soggette a variazioni, questi fattori devono essere rivisti regolarmente.

Quando la decisione viene presa prima che le scorte raggiungano livelli pericolosi, l'acquirente conserva più opzioni: normale programmazione della produzione, trasporto marittimo economico, negoziazione ragionevole delle quantità, ispezione adeguata e aggiornamenti pianificati del prodotto. Quando l'esaurimento delle scorte è imminente, le opzioni rimanenti sono in genere più rapide, più costose e meno flessibili.

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